Die versteckten Kosten des Kontextwechsels

TL;DR: Automatisierung lohnt sich auch dann, wenn die eingesparte Aufgabenzeit geringer ist als der Aufwand für die Automatisierung. Denn die reine Aufgabendauer ist nur die Netto-Zeit. Die Brutto-Zeit beinhaltet den Kontextwechsel, das Einarbeiten und das Wiedereinfinden in die eigentliche Arbeit. Und die ist fast immer erheblich höher.

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Ich habe gerade eine Automatisierung gebaut, um Belege aus meinen Mails direkt ins Buchhaltungstool zu bekommen. Die manuelle Variante dauert pro Beleg vielleicht zwei Minuten. Öffnen, runterladen, hochladen, zuordnen. Kein Drama. Trotzdem habe ich Zeit investiert, das zu automatisieren.

Hat sich das gelohnt? Rein rechnerisch wahrscheinlich nicht. Ich hätte die Belege schneller manuell bearbeitet, als ich für die Automatisierung gebraucht habe. Aber genau da liegt der Denkfehler.

Netto-Zeit vs. Brutto-Zeit

Wenn wir über den Aufwand einer Aufgabe reden, meinen wir meistens die reine Aufgabendauer. Netto-Zeit. Aber was passiert wirklich, wenn ich einen Beleg manuell bearbeiten muss?

1. Ich bekomme eine Mail
2. Ich merke mir, dass ich den Beleg noch bearbeiten muss
3. Irgendwann unterbreche ich meine eigentliche Arbeit
4. Ich öffne die Mail, lade den Beleg herunter, öffne das Buchhaltungstool
5. Ich lade hoch, ordne zu, schließe alles
6. Ich gehe zurück zu dem, was ich vorher gemacht habe
7. Ich versuche mich zu erinnern, wo ich war
8. Ich brauche fünf bis fünfzehn Minuten, um wieder in den Fokus zu kommen

Die eigentliche Aufgabe dauert zwei Minuten. Der gesamte Vorgang kostet mich zwanzig bis dreißig. Davon sind achtzehn Minuten Kontextwechsel. Das ist die Brutto-Zeit. Und genau die fällt mit der Automatisierung komplett weg, weil der Beleg verarbeitet wird, ohne dass ich überhaupt davon erfahre.

Natürlich kann man einwenden: Dann bearbeite ich die Belege eben gesammelt morgens und abends. Aber das ist nicht der Punkt. Belege sind nur ein Beispiel. Das Muster ist überall: Rechnungen sortieren, Termine koordinieren, Daten von A nach B schieben. Überall dort, wo eine kleine Aufgabe einen Kontextwechsel erzwingt, zahlt man die Brutto-Zeit.

Fokus ist die knappe Ressource

Jeder, der schon mal beim Programmieren “in der Zone” war, kennt das. Man hat den gesamten Kontext im Kopf, weiß genau wo man ist, sieht die nächsten drei Schritte. Eine Unterbrechung, und der Zustand ist weg. Komplett. Wieder reinzufinden dauert. Manchmal kommt man gar nicht mehr auf das gleiche Level zurück.

Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist der Fokus. Automatisierung eliminiert nicht nur die Aufgabe, sondern den gesamten Kontextwechsel drumherum.

Das Meme

Es gibt ein bekanntes Meme unter Entwicklern: Jemand verbringt einen halben Tag damit, eine Aufgabe zu automatisieren, die zweimal im Jahr anfällt und fünf Minuten dauert. XKCD hat dazu eine schöne Tabelle gemacht, die zeigt, wie viel Zeit man in eine Automatisierung stecken darf, damit sie sich rechnet.

Wer diese Tabelle nur mit der Netto-Zeit liest, wird viele Automatisierungen als Zeitverschwendung abtun. Wer die Brutto-Zeit einsetzt, sieht ein ganz anderes Bild.

Fazit

Wenn eine Aufgabe mich aus dem Fokus reißt, ist die Automatisierung fast immer die bessere Investition.